Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Сколько хранятся приказы по основной деятельности предприятия». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Каждая компания, в которой издаются приказы по основной деятельности (а без них никак не обойтись) обязана вести журнал регистрации приказов по основной деятельности. Об этом сказано в самом начале (в части А 258 статьи) Перечня архивных документов, который был принят Приказом Минкультуры №558 от 25 августа 2010 года.
Среди всех приказов организации нужно различать приказы по основной деятельности и приказы по личному составу.
Содержание:
Приказы по кадрам ⛳ с сроком хранения 5 лет
В результате возникает стандартная для современного отечественного делопроизводства ситуация, когда часть приказов оформляется (соответственно, регистрируется и хранится до передачи в архив) делопроизводственной службой, а часть — службой кадров.
Круг вопросов. Приказ порождает длительные правовые отношения (например, распределение обязанностей, должностных полномочий и т.д.).
В своей управленческой деятельности руководитель может издавать приказы и распоряжения. В законодательстве оба вида управленческих решений считаются синонимами. И действительно, понятия зачастую тождественны, однако есть ряд принципиальных различий, сложившихся на практике. Их нужно знать юристу для того, чтобы подготовить правильный по форме документ.
Помимо перечисленных нормативно-правовых актов существуют источники, регулирующие вопросы хранения документации в отдельных организациях. Например, ст. 50 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью», ст. 89 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» и пр.
Классификатор приказов вам поможет
По сложившейся в делопроизводстве традиции актуальность приказов рекомендуется проверять каждые 3–5 лет. Считается, что именно за это время обычно меняется штатный состав, направление деятельности, общая политика и другие показатели жизнедеятельности предприятия.
Приказы делятся на три категории: по основной деятельности, по административно-хозяйственной деятельности и по личному составу. Вот про последние-то мы и поговорим.
Обложка может быть напечатана на обычном формате А4, но удобнее производить печать на плотной бумаге и прошивать. Так листы журнала будут надежно закреплены, их будет удобнее заполнять.
Начало нового года для многих кадровых отделов характеризуется переоформлением некоторых документов. Что такое номенклатура дел, какие документы необходимо издавать раз в год и обязательно до нового года. Как оформить обязательные приказы в организации на начало года, и каковы особенности, которые нужно учесть.
Какой срок хранения приказов по основной деятельности?
Единственным выходом остается детальная проработка классификации приказов локальным актом, издаваемым самой организацией.
Виды приказов О приказах в целом мы уже говорили. Вспомним еще раз: приказ – это распорядительный документ, издаваемый руководителем организации единолично с целью донести до работников свое управленческое решение. Приказы делятся на три категории: по основной деятельности, по административно-хозяйственной деятельности и по личному составу. Вот про последние-то мы и поговорим.
Практика показала, что в журнал регистрации приказов по основной деятельности очень удобно заносить все приказы с постоянным сроком хранения, если это не противоречит общей направленности регистрируемой документации.
Кроме того, в процессе хранения таких документов необходимо проводить их перезапись на новые носители по мере устаревания прежних носителей.
В зависимости от результатов либо формируются дела для передачи их в архив организации, либо происходит уничтожение ненужных приказов с составлением соответствующих актов.
На основании приказов (распоряжений) по личному составу делаются соответствующие записи в другие документы (трудовые книжки, карточки Т-2 и др.).
Стоит отметить, что назначения руководителя и его заместителей относятся к приказам по основной деятельности, тогда как распоряжения о назначении других сотрудников относятся к приказам по личному составу.
На основании приказов (распоряжений) по личному составу делаются соответствующие записи в другие документы (трудовые книжки, карточки Т-2 и др.).
Здесь нет никакой дискриминации. Просто руководители, по своей сути, обычно обладают гораздо более широкими полномочиями. Юридическая тонкость состоит в том, что их назначение либо увольнение в конечном итоге влияет на всю организацию в целом. Поэтому в журнале приказов по основной деятельности и регистрируются приказы о назначении управленческого звена компании.
Далее делим каждую группу на отдельные подгруппы, т.к. оформление различных групп (разновидностей) приказов может быть возложено на разные отделы или на разных сотрудников службы кадров. Такое разделение в дальнейшем облегчит проведение справочной работы.
Таким образом, разница между приказом и распоряжением весьма условна и сложилась только исходя из юридической практики.
Кроме того, приказ – это фундаментальный правовой акт, который действует до его отмены или выхода нового (например, приказ о ежемесячном распределении дежурств на предприятии). Распоряжение, исходя из сложившейся практики, действительно до его исполнения (например, выход на работу в праздничный день). В приказ могут вноситься изменения, вместо старых распоряжений принимаются новые.
Прежде всего необходимо определить количество видов приказов, которые могут издаваться. Вполне вероятно, что целесообразно будет раздробить приказы по основной деятельности и по личному составу на более мелкие группы для облегчения дальнейшей справочной работы и для обеспечения возможности специализации деятельности сотрудников, их оформляющих.
При необходимости применения унифицированных форм следует воспользоваться также Общероссийским классификатором управленческой документации, утвержденным постановлением Госстандарта РФ от 30.12.1993 № 299.
Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» разъясняет порядок и условия формирования архивов на любых предприятиях.
Приказы по основной деятельности нумеруются отдельно от других, при этом каждый из них обязательно должен пройти регистрацию в журнале регистрации приказов по основной деятельности. Данная процедура придает документу юридическую силу и позволяет отслеживать движение и исполнение локального нормативного акта.
На основании данного приказа (распоряжения) вносятся записи в трудовую книжку и личную карточку работника, а также заполняется лицевой счет работника.
Сроки хранения кадровых документов напрямую зависят от типа бумаг. Первый — это приказы долговременного хранения. Не трудно догадаться, что они будут учитываться работодателем и сохраняться долгое время.
Это обуславливается тем, что данные документы являются основными доказательствами факта работы сотрудника в организации. Кроме того, приказы на прием на работу (срок хранения не зависит от стажа работника) следует хранить в отдельном деле.
- Приказ о печати в организации
- Как составить приказ о повышении оклада
- Составление приказа об изменении рабочего времени в организации
В первую очередь, определимся, какие приказы считаются приказами по основной деятельности (ПОД). Чтобы это выяснить, лучше пойти от обратного. Помимо ПОД, в делопроизводстве встречаются такие виды документов как приказы по административно-хозяйственным вопросам и по личному составу.
Пусть это не вводит вас в заблуждение: если приказ относится в трудовым отношениям с работником (работниками), это – личный состав.
Важно! Если происходит реорганизация компании, ПОД должны быть переданы правопреемнику, который обязан хранить их в течение установленного периода.
Журнал регистрации приказов по основной деятельности
Данный приказ (распоряжение) применяется в случае перевода работника на другую работу в рамках одной организации или же при переводе в другую местность вместе с работодателем. При издании приказа (распоряжения) обязательно указывается вид перевода – постоянно или временно.
Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания «Гарант» и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.
Конец года считается очень жарким периодом в работе и не только из-за предстоящих продолжительных праздников, но и из-за обилия документов, которые нужно либо закрыть, либо переиздать для того, чтобы они действовали в новом году и не было никаких проблем как с сотрудниками, так и с производством в целом. Апелляционной коллегии Верховного Суда РФ от 9 апреля 2015 г. N АПЛ15-114, позиция 900 настоящего Перечня признана не действующей со дня вступления в законную силу решения суда как предполагающая пятилетний срок хранения для документов по назначению и выплате денежных средств на детей, находящихся под опекой (попечительством), личных дел подопечных.
Документы явившиеся основанием к приказам по личному составу срок хранения
Теперь переходим к главному — приказам по профильной деятельности. На основании информации об остальных категориях документации можно сделать вывод о том, что к ПОД относят те распорядительные документы, которые касаются текущих и стратегических вопросов (за исключением кадровой и административно-хозяйственной сфер) по профилю работы компании. Различные категории приказов следует хранить отдельно.
Классификатор приказов – это систематизированный перечень правильно сформулированных заголовков приказов, которые издаются в организации. Для каждого приказа здесь закрепляется индекс, кто его подписывает, регистрирует и сколько его следует хранить. Мы опубликовали пример такого классификатора.
Далее приказы группируются в дела по видам и срокам хранения. Все приказы по основной деятельности имеют один срок хранения, поэтому могут подшиваться в одно дело по годам.
Список приказов по основной деятельности
Приказ должен быть напечатан на фирменном бланке организации либо из его текста должно быть однозначно понятно, в отношении какой организации он издается.
В графе N 3 Перечня указаны сроки хранения документов на бумажных и электронных носителях, исчисление которых производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводства. Перевод работника на другую работу возможен лишь при наличии его письменного согласия на такой перевод, кроме случаев, установленных ТК РФ.